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高效人使用企业培训学习来时间管理
- 2019-06-21 -
三种时间管理模式


三种时间管理的有效模式是:

秘诀的技巧(know how)、例行的技巧(Routines)、  控制的技巧(control)。

下面对上述三种模式,做更仔细的介绍:


(1)   秘诀(know how)


1、回想你以前知道的好方法:

A、保存的组织档案

B、 记住经常用的数据

C、知道自己手中数据的种类

D、知道自已公司里谁是熟手


2、收集新数据的方法:

A、练习敏锐的观察

B、耐心地听不被打扰

C、阅读有关职务上的刊物


3、分析问题的方法:

A、分析问题的起因、征兆

B、 去明白问题让别人也可以彻底明了

C、 明确选择问题,让别人也能深思问题

D、以最少的负面反应去做决定以产生最佳的结果


4、交互运用的技巧:

A、表达您自己,使别人不误解您

B、 协助伙伴,互助合作

C、主动鼓励并回馈每一个人

D、所在决定之事,均应建立追踪、执行考核



(2)   例行之事


1、重要的工作先做

A、每天早上必须将待办事项列出

B、 标出每一件事的优先级

C、首先完成最重要级的事

D、订出每月的工作目标,并努力完成


2、计划最重要的工作

A、预先计算完成一件工作,需要多少时间

B、 将预定表中相关活动归类在一起,一并处理


3、运用一种制度

A、尽可能将工作分配出去给许多人完成

B、 假如无法将所有工作分配出去,就分配一部分

C、订下标准流程,并不断追踪执行成效

D、以最大的效率完成例行之事


4、支配的技巧

A、以特别之时间来进行主要工作

B、 “处理每日的公文”应列为最重要级的工作

C、每一星期做一次列在明细表中较不重要的事



(3)   控制(Control)


A、持续性对自己有莫大益处:当事情做完时,我将给自己一具奖励

B、运用延迟策略针对浪费时间的人:让我完成手上的事,再帮你。

C、很平衡的处理事情:评估一个工作是否可以在预定时间内完成


当您遵守时间日志时,将你分心及浪费时间的事件记录下来,当您看到经常分心的理由与浪费时间的现象为何时,即可针对浪费状况加以改善。




对任务优先级的排列原则

■杜绝时间浪费的根源

■明了、熟稔自己的工作任务

■任务目标订定的SMART原则

■重要程度与急迫程度的交叉分析

■灵活应用柏拉图原理(20/80定律:20%的工作努力可以换得80%的工作绩效)

■效率(efficency)与效果(effetiveness)并重



分析你的时间运用

▽每天的工作排定得是否恰当?

▽每一项工作所花费的时间是否过多或过少?

▽某项工作是否应该在此时此刻由我来做,可否授权他人完成?

▽可否从工作记当中剔除不属于我或不重要的工作?

▽可否透过工作时间的重新安排,更有效地做更多和更重要的工作?



设定优先级的优点

将任务依重要次序排序

★首先只作重要或必须的任务

★必要时,也可依紧急程度处理

★每次只专注在一件事务上

★在既定的时间内,更有效地处理事情

★在某些状况下,依然圆满地达成既定目标

★将所有可以由他人处理之事,授权出去

★在计划周期结束时(如:一个工作天),至少解决了最重要的事情

★ 对于与你或个人能力考评有关的任务不会置之不理

(80:20-----规则   pareto------原则)

可是现在应该从何处着手?

许多人没有把时间与精力集中在较少但极重要的事情上,而把他们大部份的时间花在处理较多却次要的问题及任务上。经常正确运用百分之二十的时间与精力就可以产生百分之八十的效果:

20%的顾客或物品带来     80%的营业额

20%的生产缺陷造成      80%的废品

20%的报纸篇幅包含      80%的新闻

20%的会议时间作成      80%的决议

20%的案头工作可有      80%的工作成果:

这80:20规则的关系,第一次在19世纪中,由意大利经济学家Vilfredo Pareto提出。Pareto由不得统计研究发现,百分之二十的人口拥有百分之八十的国家财富。



重要度与迫切度的分析

成功的企业经营,只有在制定了清晰明确的目标是成效稽核之下才有作用,目标是对每位参与者的挑战,进而激励行动,知道何去何从,目标也同时是评估能力的标准,以由设定目标的领导。

(目标管理与盛行的企业及同事领导法的合作理论一样有效)。

唯有清晰的目标,并追求有它,出就能将他的潜能在实际行动发挥出来(自我鼓励与自我规律)。

目标有助于将力量汇聚在真正的重点上,问题不在于你做什么事,而在你为什么做那些事情,设定目标是时间管理结果成功的先决条件与秘诀。



时间管理小秘诀

1、重新组合

想想哪些事情是你生活上并不需要的,而不是你能做得越多越好,重新组合你所有的活动,如果那些活动对你的生活或事业有所帮助则保留,如果没有帮助就尽可能剔除掉。


2、了解自已

了解自己的生理时钟,每个人的生理时钟并不一致,要确认自已的巅峰时间,在这个时间安排最困难的事情处理。


3、不要太忙

不要把自己的每一分钟排得满满的,一个工作接着另一个工作,这样会使你充满紧张,降低自己的工作效率。


4、不慌不忙

稳下来,不要急着把事情赶完,随时问自己“为什么要这么赶呢?如果没有这么赶,我会怎样?”了解“必要急”和“没耐性”的差异。


5、随时调整

当加入一个新活动时,就删掉一个旧活动。